Nhiều khách hàng cứ nghĩ công chứng giấy tờ và dịch thuật công chứng là giống nhau và gặp không ít những khó khăn trong quá trình đi mang tài liệu dịch thuật đi công chứng. Vậy để giúp khách hàng nắm rõ những thông tin về hoạt động dịch thuật công chứng, công chứng bản dịch thì dưới đây là một số những vấn đề câu hỏi thường gặp trong quá trình làm việc với khách hàng được Dịch thuật Châu Á tổng hợp lại cho bạn tiện tham khảo nhằm đưa ra những phương án tốt nhất cho mình.
Những khái niệm cơ bản về dịch thuật công chứng bạn cần biết.
Dịch thuật công chứng là gì ?
Theo như định nghĩa được công bố tại Wikipedia thì Dịch thuật công chứng là dịch vụ chuyển ngôn ngữ của những tài liệu có con dấu pháp lý của một tổ chức hoặc một cơ quan nào đó sang một ngôn ngữ đích theo nhu cầu của khách hàng (dịch thuật). Sau đó, những tài liệu này sẽ được đưa đến Phòng Tư pháp (thường là của Nhà nước) để chứng thực rằng bản dịch đó là chính xác so với tài liệu gốc (công chứng) có chữ ký của người dịch (đã được niêm yết tại phòng Tư pháp).
Một điểm lưu ý là Đối với tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao trước khi tiến hành dịch thuật và công chứng tư pháp (ngoại trừ trường hợp văn bản, tài liệu của một số quốc gia được miễn hợp thức hóa theo Hiệp định tương trợ tư pháp và Hiệp định lãnh sự giữa Việt nam và quốc gia đó).
Sự Khác Nhau Giữa Dấu Của Công Ty Dịch Thuật Và Dấu Của Phòng Công Chứng Tư Pháp.
Đây là câu hỏi nhiều khách hàng băn khoăn và lúng túng nhất. Thông thường khách hàng chỉ muốn dịch thuật công chứng nhà nước (Tư pháp nhà nước) chứ không muốn thông qua các văn phòng công chứng. Vậy điều này có thực sự đúng?
Có 3 hình thức chứng thực bản dịch:
Cả 3 hình thức này đều có giá trị pháp lý, đều được xác thực bởi một cơ quan có tư cách pháp nhân, xác nhận chữ ký của người dịch trong đó người dịch cam đoan dịch đúng nội dung từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Tùy vào mục đích sử dụng cũng như các cơ quan mà Quý khách dự định nộp hồ sơ vào, họ yêu cầu bản dịch phải được chứng thực bởi cơ quan nào để Quý khách chọn lựa hình thức cho phù hợp và tiết kiệm chi phí, thời gian.
Bản dịch chỉ có dấu của văn phòng công chứng có giá trị như thế nào?
Đối với những văn bản giấy tờ thông thường hội đủ các yếu tố hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật nhưng khách hàng chỉ muốn lấy dấu của Văn phòng, bản dịch của Văn phòng công chứng trả cho khách hàng là bản dịch có đóng dấu của Văn phòng (không thu tiền dấu) với mẫu lời chứng M1 (gồm lời cam đoan dịch chính xác của người dịch và lời chứng của Văn phòng về người dịch).
Đối với những văn bản giấy tờ thiếu tính pháp lý (chưa hội đủ các yếu tố hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật), bản dịch của Văn phòng công chứng trả cho khách hàng là bản dịch có đóng dấu của Văn phòng (không thu tiền dấu) với mẫu lời chứng M2 (gồm lời cam đoan dịch chính xác của người dịch, lời chứng của Văn phòng về người dịch và ghi rõ Văn phòng không chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản đem dịch và đính kèm của khách hàng để cơ quan tiếp nhận bản dịch biết tự phải có trách nhiệm xem xét hồ sơ của khách hàng nếu thấy cần thiết).
Như vậy, nội dung và chất lượng bản dịch của Văn phòng khi đã đến tay khách hàng là hoàn toàn như nhau trong mọi trường hợp (không phụ thuộc vào việc có đóng dấu của Nhà nước, Văn phòng, hay không đóng dấu) nên luôn luôn có giá trị giao dịch về nội dung. Điểm khác biệt chỉ là ở chỗ lời chứng của Văn phòng vào bản dịch tùy theo từng trường hợp phụ thuộc vào văn bản đem dịch và nguyện vọng của khách hàng.
Văn bản, giấy tờ gửi qua email thì có dịch công chứng tại Văn phòng được không?
Theo quy định chung thì nếu chưa có bản gốc (do chờ gửi theo đường bưu điện) thì Văn phòng công chứng hoặc công ty Dịch thuật Châu Á chỉ có thể nhận dịch chính xác cho khách hàng. Để người dịch có thể đi làm thủ tục chứng thực tư pháp (công chứng Nhà nước) thì khách hàng bắt buộc phải xuất trình bản gốc để kiểm tra và đối chiếu.
Tôi có thể yêu cầu người dịch dịch văn bản theo ý tôi không?
Điều này về nguyên tắc là không được vì người dịch công chứng phải cam kết trước pháp luật dịch chính xác với bản đính kèm và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về bản dịch. Đây là quy định của pháp luật. Chính vì bản dịch phải chính xác, độc lập, khách quan, công tâm nên bản dịch công chứng mới có độ tin cậy cao và được mọi cơ quan tin tưởng, chấp nhận.
Mặc dù vậy, Văn phòng sẽ ghi lại nguyện vọng của khách hàng để chuyển cho người dịch tham khảo. Người dịch của Văn phòng trong điều kiện có thể sẽ cố gắng thỏa mãn nguyện vọng cho khách hàng. Trường hợp đã xem xét đến nguyện vọng mà người dịch không thể thuận theo ý khách hàng được, Văn phòng mong khách hàng thông cảm vì đây là quy định của pháp luật về bản dịch công chứng.